Pendekatan Sistem : Jaringan kerja dan PERT

Pengertian Pendekatan Sistem dan Jaringan Kerja   
               Pendekatan sistem adalah bersifat integratif, karena pendekatan ini berlandaskan pada cara brerpikir logis dan sistematis dalam memecahkan suatu masalah organisasi                 
               Pada dasarnya perencanaan kerja menggunakan cara berpikir sistem atau (pendekatan sistem) yang melihat pekerjaan sebagai salah satu sub sistem dari sistem organisasi secara keseluruhan. Perencanaan jaringan kerja sangat bermanfat bagi para pimpinan atau administrator dalam mengarahkan dan menetapkan para pekerjapada bidang dan tanggung jawab masing-masing. Seperti bidang produksi, pemasaran, bidang penelitian dan lain sebagainya.

b. Penggunaan, Keuntungan dan Tahapan-Tahapan Jaringan Kerja          
               Penggunaan jaringan kerja terutama adalah untuk kegiatan proyek yang memerlukan jaringan kerja dan analisis jaringan kerja yang terperinci. Adapun penggunaanya sebagai berikut :

1.      Proyek-proyek kompleks dengan multi kegiatan yang saling bergantung.

2.      Proyek besar yang banyak melibatkan orang, serta menggunakan sarana dan prasarana, waktu dan dana dalam jumlah yang sangat besar pula.

3.      Proyek yang memerlukan koordinasi antar departemen atau antar pejabat.

4.      Proyek yang memerlukan informasi padat atau kontiniu.

5.      Proyek-proyek yang harus diselesaikan dalam waktu yang tepat dan biaya yang terbatas.

Sedangkan keuntungannya adalah :

1.      Keharusan menggambarkan logika ketergantungan dari setiap kegiatan dalam jaringan kerja, memaksa kita untuk merencankan suatu proyek secara lebih detail.

2.      Dalam jaringan kerja ditunjukan dengan jelas penyelesaian kegiatan yang kritis dan tidak kritis, sehingga memungkinkan pengaturan waktu, usaha, dan perhatian tertentu secara lebih intensif.

3.      Perencanaan Jarigan kerja sangat membantu dalam komunikasi.

4.      Dengan prencanaan jaringan kerja dapat dimungkinkan pelaksanaan proyek secara lebih ekonomis, dan tidak ragu-ragu dalam mendayagunakan berbagai sumber yang dibutuhkan.

Ada beberapa tahapan yang diperlukan dalam penyusunan perencanaan jaringan kerja, tahapan tersebut diantaranya :Pertama, inventarisasi kegiatan-kegiatan dalam suatu proyek.Kedua, perhatikan saling ketergantungan atau logika ketergantungan antara kegiatan yang satu dengan yang lainnya.Ketiga, penunjukan unsur waktu dapat ditentukan baik berdasarkan pengalaman teori serta perhitungan tertentu, baik menyangkutkan kapan kegiatan dimulai maupun kegiatan  tersebut berakhir, serta lamanya kegiatan tersebut berlangsung.

Pengertian PERT

       PERT adalah singkatan dari programme evaluation and review technicue ( Teknik Pengevaluasian dan Peninjauan kembali).PERT secara fundamental merupakan representasi diagramatik sebagaimana suatu alat grafik bagi manajemen.

Metode PERT

     Metode PERT adalah salahsatu metode pengelolaan yang merupakan alat bagi seorang pimpinan untuk menghasilkan suatu perencanaan yang baik dan lengkap serta berfungsi, dalam melakukan pengawasan.

Ada dua elemen dasar PERT yakni kegiatan (aktivity) dan peristiwa atau kejadian (event). Kegiatan merupakan bagian dari proyek yang menggunakan waktu, tenaga, dana dan sumber lainnya. Peristiwa adalah saat permulaan atau akhir dari tugas. Aktivitas dinyatakan dengan panah sedangkan peristiwa dinyatakan dengan lingkaran atau persegi panjang

Kegunaan PERT

               Sebagai suatu model jaringan kerja atau alat pengelola. PERT dimungkinkan penggunaannya dalam berbagaai bidang kegiatan seperti bidang industri, pendidikan, administrasi, perdagangan dan sebagainya.Kegunaan PERT secara rinci adalah sebagai berikut :

·  Dengan adanya hubungan ketergantungan yang logis dari masing-masing kegiatan jaringan kerja, maka para manjer,administrator haruslah mengadakan perencanaan terinci sebelum suatu proyek dilaksanakan.

·  Dengan adanya peristiwa  atau event yang menunjukkan selesainya suatu kegiatan yang diakibatkan oleh suatu atau lebih kegiatan.

·  Pada jaringan kerja dapat digambarkan dengan jelas kegiatan-kegiatan yang mempunyai waktu pelaksanaan kritis dan kegiatan-kegiatan yang tidak kritis.

·  Gambaran suatu jaringan kerja memberikan bantuan yang sangat penting dalam komunikasi.

·  Jaringan kerja memberikan kesempatan untuk memilih pelaksanaan atau kegiattan lebih ekonomis dari segi pembiayaan, kepastian menggunakan sumber dan sebagainya.

Lambang dan Istilah yang Digunakan dalam PERT

    lingkaran kecil = node, lingkaran kecil menunjukan suatu peristiwa atau kejadian. Ciri kas atau peristiwa atau keadian adalah sebagai berikut :

·  Suatu peristiwa dapat sebagai titik permulaan dalam proses kegiatan atau titik kaget.

·  Tidak menghabiskan waktu

·  Tidak menggunakan sumber baik tenaga, fasilitas dan dana.

· Setiap event atau peristiwa dalam suatu jaringan kerja digambarkan dalam bentuk lingkaran kecil atau persegi menyatakan suatu kejadian

 · dan seterusnya = lingkaran kecil bernomor. Lambang ini menunjukkan bahwa dalam setiap peristiwa dalam suatu jaringan kerja diberi nomor.

=  anak panah atau arrow pada gambar ini menyatakan suatu aktivitas atau kegiatan.

 Ciri – ciri dari suatu aktivitas adalah sebagai berikut :

1.    Memerlukan jangka waktu dalam pelaksanaannya

2.    memerlukan penggunaan sumber-sumber tenaga,fasilitas, bahan dan dana dalam pelaksanaannya.

3.    dalam jaringan kerja selalu ditunjukan dengan anak panah yang menunjukkan jaringan antara peristiwa dengan peristiwa lainnya.

4.    dapat berdiri sendiri, bahwa setiap anak panah menyatakan satu pelaksanaan sebagai bagian dari seluruh kegiatan dalam suatu proyek.

5.    suatu kegiatan dapat meliputi persiapan, penyediaan berbagai sarana, pengadaan percobaan, pelaksanaan dan seterusnya.

Ketentuan dalam Penyusunan Jaringan Kerja

                    Agar tidak terjadinya kesalahan dalam menyusun jaringan kerja, perlu diperhatikan beberapa keentuan atau aturan dalam penyusunannya. Aturan tersebut meliputi :

a. Suatu peristiwa tidak dapat terjadi sebelum kegiatan yang
mendahuluinya selesai.

b. Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, semua kegiatan yang
mendahuluinya harus sudah selesai

c. Suatu peristiwa tidak boleh terjadi dua kali, dengan kata lain tidak
diperkenankan kejadian yang berulang, yaitu kejadian yang
kembali ke peristiwa sebelumnya.

d. suatu kejadian tertuju pada satu peristiwa

e. Perhitungan selalu dimulai dari kiri ke kanan, seperti contoh diatas.

f. Semua kegiatan dalam jaringan kerja harus selesai pada tujuan akhir.

g. Panah hanya menunjukkan logika bahwa suatu aktivitas mendahului aktivitas lain yang mengikutinya, dan panjang panah tidak mempunyai arti apa-apa.

h. Menggambarkan kegiatan majemuk dalam jaringan kerja perlu kita pecahkan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Ini perlu dilakukan dengan tujuan agar kegiata-kegiatan yang kecil ini dapat dilakukan secara bertingkat sejalan dengan kebutuhan lainnya.

i. Jaringan melingkar perlu dihindari.Hal ini sering terjadi pada suatu jaringan yang rumit dan kurang terkontrol.biasanya hal ini terjadi bilamana urutan logis dari suatu kegiatan terganggu dengan adanya peristiwa berikut yang menjadi peristiwa pendahulu.

j. Kesalahan menggambarkan jaringan kerja juga sering menggantung. Setiap peristiwa selain event permulaan dan akhir harus mempunyai aktivitas yang mengikuti dan mendahului yang menuju atau mulai dari peristiwa tersebut. Jika terjadi suatu peristiwa tergantung atau bebas tanpa hubungan, itulah yang dinamakan jaringan tergantung.

. Langkah-langkah dalam menggambarkan PERT

a. Pikirkan dan tuliskan semua peristiwa yang ada dan akan terjadi. Peristiwa-peristiwa yang tidak begitu penting dapat dihilangkan. Sesudah itu satukan peristiwa yang secara logis dapat digabungkan. Peristiwa yang terlalu besar dapat dipisahkan menjadi peristiwa-peristiwa yang lebih kecil. Hal ini harus dilakukan secara logis.

b. Tempatkan peristiwa-peristiwa tersebut dalam suatu urutan yang logis, kemudian beri nomor secara berurutan menurut waktu terjadinya.

c. Buatlah daftar peristiwa tersebut secara serial, mulai dengan peristiwa akhir dan berakhir pada peristiwa awal (1) yang merupakan permulaan proyek.

d. Tunjukkan peristiwa yang mendahului setiap peristiwa dan letakkan dalam suatu daftar.